Organiza el trabajo.

1. Dónde entrar

Inicia sesión con la cuenta de Google que tiene acceso. Desde el escritorio también puedes abrir el icono Admin. Si entras sin sesión, inicia sesión y vuelve a abrir el enlace del panel.

Dentro de Proyectos, Administración aparece en la barra lateral cuando tu cuenta es administradora. Guía de usuario está disponible para todo el equipo y enlaza al manual completo. En móvil, abre la navegación con el botón de menú de la esquina superior izquierda.

Los botones ‹ Atrás y Adelante › de la barra superior permiten recorrer las vistas y fichas abiertas en esta pestaña. También aparecen dentro de cada ficha. Al volver a una vista, se recuperan sus filtros, agrupación y orden. Los botones se desactivan cuando no hay un destino disponible; el historial se reinicia al recargar la página. Si tienes cambios sin guardar, confirma si deseas descartarlos antes de navegar.

2. Inicio rápido: darle a Daniel el rol de project manager

La configuración es: Editor + marca autorizada + app Proyectos + selección como Project manager en el proyecto. El permiso de PM se asigna por proyecto; el selector de roles globales solo ofrece Lector, Editor y Admin.

1. Abre el panel de administración con tu cuenta de administrador.
2. Baja hasta Usuarios · marcas · apps y localiza a Daniel por su correo de Google. Si ya aparece, edita su fila; no uses Añadir persona para volver a crear la misma cuenta.
3. Si aún no existe, pulsa + Añadir persona, escribe su correo, elige Editor, marca la empresa o marca con la que trabajará y pulsa Guardar.
4. En la fila de Daniel, comprueba que Acceso sea Editor. Si estaba pendiente, este cambio aprueba su acceso.
5. Activa la marca correspondiente en las columnas MARCAS y activa Proyectos en APPS. Revisa también las demás aplicaciones que debe tener habilitadas.
6. Cada cambio en esa matriz se guarda al cambiar el selector o interruptor. Espera el aviso Rol actualizado, Marcas actualizadas o Apps actualizadas antes de continuar.
7. Abre Proyectos → Proyectos. Crea el proyecto o abre su nombre en la tabla.
8. En la ficha, abre Project managers, busca a Daniel y selecciónalo. Puedes seleccionar más de un PM; pulsa Listo al terminar. Añade también a quienes participarán en Equipo del proyecto con el mismo selector.
9. Pulsa Guardar cambios o Crear proyecto. Pide a Daniel que actualice Proyectos después del cambio de permisos.

Daniel podrá gestionar ese proyecto, su equipo, objetivos, tareas y precios opcionales. Su rol global seguirá mostrándose como Editor: es lo esperado. La columna Project manager de la tabla de proyectos muestra la asignación de PM.

Para que dirija otro proyecto, repite la selección en la ficha de ese otro proyecto. Para retirarle esa responsabilidad, desmárcalo de Project managers y guarda. Esto conserva su acceso de Editor mientras sigan activos la marca y la aplicación.

La creación de una persona en Admin no envía un correo de invitación automáticamente. Comparte el enlace de acceso con la persona por tu canal habitual.

3. Cómo se organiza el trabajo

Empresa o marca → Proyecto → Objetivo → Tarea. Los departamentos clasifican el trabajo y los responsables indican quién lo ejecuta.

Los ejemplos de este manual son ilustrativos: no crean proyectos ni cambian permisos reales.

Alcance del acceso: los permisos actuales se controlan por aplicación, marca y rol. Una persona con acceso a Proyectos y a una marca puede ver los proyectos de esa marca. La lista Equipo del proyecto organiza la participación; no restringe por sí sola la visibilidad a esos miembros. Un Editor puede trabajar en las tareas visibles de su marca, aunque no sea su responsable.

4. Qué puede hacer cada rol

Admin tiene control global. PM es una responsabilidad adicional de un Editor o Admin dentro de un proyecto. Ser responsable de una tarea o miembro del equipo no convierte a una persona en PM. El PM no puede nombrar a otros PM; esa asignación corresponde al Admin.

5. Crear la marca y preparar a las personas

1. Si la marca ya existe, utilízala. Si es nueva, abre Admin → Marcas / Proyectos → + Nueva marca.
2. Escribe el nombre y pulsa Crear. Esta acción también crea la estructura de carpetas de la marca en Drive y necesita que la conexión de Drive esté autorizada.
3. En Usuarios · marcas · apps, añade o habilita a las personas que participarán. Usa Editor para colaboradores que deban trabajar y Lector para quienes solo deban consultar.
4. Activa la marca y la app Proyectos para cada persona. Habilita también Drive si necesita abrirlo desde el escritorio.

La sección de Admin se llama Marcas / Proyectos por la organización del escritorio existente. Para crear una iniciativa con objetivos y tareas, utiliza Nuevo proyecto dentro de la app Proyectos.

6. Crear departamentos y organizar Equipo

Crear un departamento

1. Como Admin, entra en Proyectos → Departamentos.
2. Pulsa Nuevo departamento, escribe el nombre —por ejemplo, Diseño y producción— y elige un icono y color.
3. Pulsa Crear departamento. Después podrás elegirlo en objetivos y tareas, y relacionarlo con las personas desde Equipo.

Los departamentos son un catálogo compartido dentro de Proyectos. Una persona puede pertenecer a varios departamentos; cada objetivo o tarea puede tener su departamento y sus responsables específicos.

La tabla Equipo

Abre Proyectos → Equipo para trabajar con la tabla de miembros, organizada por niveles siguiendo la estructura de Members | Database de Notion. Aparecen las cuentas activas habilitadas para Proyectos y visibles según las marcas autorizadas. La tabla utiliza las cuentas existentes de Drive; no importa personas, puntuaciones ni calificaciones de Notion.

La calificación, el score, el nivel y el estado son independientes: no existe una fórmula que convierta uno en otro. Solo el Admin puede editar estos campos; los demás roles pueden consultarlos según su acceso a la marca.

Para actualizar la ficha de una persona:

1. Como Admin, abre Equipo y pulsa el nombre del miembro en la tabla.
2. En su ficha, establece nivel, estado, calificación, score y cargo según corresponda.
3. Abre Departamentos, busca y marca uno o varios y pulsa Listo para cerrar la selección.
4. Revisa los valores y pulsa Guardar cambios. La tabla no edita estos datos directamente; el guardado se hace desde la ficha.

El nombre, correo y permisos de la cuenta se muestran como información de consulta. Listo conserva la selección dentro del formulario; Guardar cambios guarda la ficha completa.

Puedes filtrar Equipo por nivel, estado, calificación y departamento, agruparlo por nivel, departamento o estado, o verlo sin agrupar. La ordenación permite comparar por nivel, nombre o score.

Niveles de organización

Relation conserva ese valor y se muestra como 4.5 · Relaciones, entre los niveles 5 y 4. El nivel 0 se mantiene sin inventar un nombre para el grupo. Dejar el nivel vacío permite clasificarlo después.

Estos datos organizan el equipo y no cambian los permisos de la cuenta. Por ejemplo, situar a Daniel en Gerentes, escribir Project manager en Cargo o marcarlo Active no lo convierte en PM. Su autorización sigue siendo Editor + marca + app Proyectos + asignación como PM en cada proyecto, como explica la sección 2. Del mismo modo, Paused no revoca el acceso: eso se gestiona en Admin.

Usar los desplegables con búsqueda

Los selectores de Proyectos —incluidos filtros, propiedades y listas de personas— usan desplegables propios con búsqueda. Abre el campo y escribe para encontrar una opción. En campos múltiples, como responsables, project managers, equipo del proyecto y departamentos de un miembro, puedes marcar varias opciones y pulsar de nuevo una marcada para retirarla. Pulsa Listo al terminar.

Con el teclado, usa las flechas para recorrer las opciones, Enter para seleccionar y Escape para cerrar; Tab permite continuar por los controles. Los filtros actualizan la vista al cambiar. Dentro de una ficha, termina con Guardar cambios o el botón de creación correspondiente para conservar la selección.

Formar el equipo de un proyecto

1. Habilita primero a las personas desde Admin.
2. Abre la ficha del proyecto.
3. Abre Equipo del proyecto, busca y selecciona a los participantes, pulsa Listo y guarda la ficha.
4. Asigna después a las personas concretas en Responsables dentro de los objetivos y las tareas.

La pertenencia a un departamento y el nivel organizativo describen a la persona. Equipo del proyecto indica en qué iniciativa participa, y Responsables indica quién ejecuta cada objetivo o tarea. Estas relaciones se configuran por separado.

7. Crear un proyecto

1. Como Admin, entra en Proyectos → Proyectos → Nuevo proyecto.
2. Escribe un nombre claro, por ejemplo Lanzamiento de septiembre.
3. Selecciona Empresa / marca. La marca no se puede cambiar después de crear el proyecto.
4. Selecciona Project managers y Equipo del proyecto.
5. Define estado, prioridad, semáforo, fecha de inicio y fecha de entrega.
6. En Qué necesitamos conseguir, describe el alcance y el resultado esperado.
7. Elige icono y color y pulsa Crear proyecto.

Al abrir un proyecto existente verás sus objetivos y tareas relacionados. Usa + Crear objetivo o + Crear tarea desde esa ficha para conservar la relación con el proyecto.

8. Crear un objetivo

1. Como Admin o PM del proyecto, abre la ficha del proyecto y pulsa + Crear objetivo. También puedes usar Objetivos → Nuevo objetivo y seleccionar el proyecto.
2. Describe un resultado concreto en el nombre y amplía el contexto en Qué necesitamos conseguir.
3. Selecciona departamento, responsables, estado, prioridad y semáforo.
4. Define inicio y entrega y pulsa Crear objetivo.
5. Abre el objetivo guardado y usa + Crear tarea para vincular las tareas que lo harán posible.

El progreso del objetivo se calcula a partir del avance de sus tareas activas. Completar las tareas no cambia automáticamente el estado del objetivo: revisa el resultado y actualiza su estado cuando corresponda.

9. Crear y actualizar una tarea

1. Pulsa Nueva tarea o crea la tarea desde su proyecto u objetivo.
2. Escribe un nombre que indique una acción y un resultado: Entregar el logotipo aprobado.
3. Selecciona el proyecto. El objetivo y el departamento son opcionales; el objetivo debe pertenecer al mismo proyecto.
4. Abre Responsables, busca y marca una o varias personas y pulsa Listo. Si no eliges ninguna, la tarea aparecerá como Sin asignar.
5. Define estado, prioridad, semáforo y fechas. Sprint · inicio y Sprint · fin permiten indicar el período de trabajo.
6. Completa el contexto y Resultado esperado para explicar qué se entregará y cómo se aprobará.
7. Añade pasos en Checklist y recursos mediante + Vincular archivo o enlace.
8. Si eres Admin o PM de ese proyecto, puedes establecer los precios opcionales.
9. Pulsa Crear tarea. En ediciones posteriores, pulsa Guardar cambios.

Para actualizar el trabajo, abre el nombre de la tarea en la tabla, tablero o calendario. Los cambios dentro de la ficha —incluidos checklist, icono y avance— necesitan Guardar cambios. Los campos de estado, prioridad, semáforo y entrega que aparecen editables en la tabla se guardan al modificarlos; espera el aviso de actualización.

En una tarea ya creada puedes escribir en Nuevo comentario y pulsar Publicar comentario. La conversación y Actividad conservan el contexto y los cambios. Un enlace de Drive mantiene los permisos propios del archivo: vincularlo a una tarea no concede acceso al documento automáticamente.

10. Estados, prioridades, semáforo y progreso

Prioridad permite elegir Urgente, Alta, Media o Baja. Semáforo es un campo independiente: Rojo, Naranja, Amarillo, Verde o Sin semáforo. Como convención de equipo puedes usar rojo para bloqueo o atención inmediata, naranja para riesgo alto, amarillo para seguimiento y verde para marcha normal. Es una convención sugerida; el sistema no calcula esos colores a partir de la fecha ni del progreso.

El avance de una tarea se calcula así:

1. Si está Completada, muestra 100 %.
2. En los demás estados, usa Avance manual · opcional cuando tenga un valor entre 0 y 100. El cero también cuenta como un valor manual.
3. Si el campo manual está vacío, calcula el porcentaje de pasos marcados en el checklist. Sin pasos, el avance comienza en 0 %.

Vacía el campo manual y guarda para volver al cálculo por checklist. El progreso de proyectos y objetivos es el promedio del avance de sus tareas activas. Al completar una tarea se registra su fecha de finalización; al reabrirla se elimina esa fecha de finalización.

11. Poner un precio en USDT o TDFI

1. Como Admin o PM del proyecto, abre una tarea y busca Valor de la tarea · opcional.
2. Escribe el importe en Precio en USDT, Precio en TDFI o en ambos. Ejemplo: 40.50 USDT y 2500 TDFI.
3. Usa punto decimal, sin separadores de miles ni símbolos de moneda. Se admiten importes positivos o cero, con hasta 18 decimales.
4. Pulsa Guardar cambios.

Los dos importes son independientes. Vacío significa Sin definir; 0 significa precio cero. El sistema registra los valores y sus cambios; no hace conversiones entre monedas ni ejecuta pagos. Editores y lectores con acceso al proyecto pueden consultar los precios, pero solo Admin o PM pueden modificarlos.

12. Elegir iconos y emojis

1. Abre la ficha del proyecto, departamento, objetivo o tarea.
2. Pulsa Elegir icono de la biblioteca.
3. Busca en español o inglés: por ejemplo, equipo, legal, diseño o briefcase.
4. Elige Contorno o Relleno y selecciona el icono. La biblioteca tiene 1.512 iconos y muestra 48 resultados por página.
5. Escoge el color de la paleta o usa el selector personalizado. También puedes escribir o seleccionar un emoji.
6. Guarda la ficha. El icono se mostrará junto al registro en sus distintas vistas.

Los iconos de biblioteca cambian de color. Los emojis conservan normalmente sus colores propios del sistema; el color elegido también identifica el contenedor del registro. La biblioteca utilizada es Phosphor Icons, con licencia MIT.

13. Trabajar con Scrum y las vistas

Los pendientes incluyen tareas pausadas y en revisión. Para ver solo vencimientos del día, elige Entregas de hoy en el selector Vista; las otras vistas de Scrum no están limitadas a hoy.

Tabla permite comparar y editar propiedades. Tablero distribuye las tareas por estado; abre una tarjeta para modificarla. Calendario organiza las tareas según su fecha de entrega y permite cambiar de mes. Una tarea sin fecha no se sitúa en un día del calendario.

Usa Buscar registros, los filtros de proyecto, responsable, estado, prioridad, semáforo y departamento, y el selector Agrupar para concentrarte en el trabajo relevante. Ordenar permite ordenar por nombre, entrega, prioridad o avance. Limpiar elimina los filtros; si no encuentras un registro, vuelve a Todas las tareas y revisa también la búsqueda.

14. Rutina recomendada

Admin: habilita a las personas, crea marcas y departamentos, mantiene los niveles, cargos y evaluaciones de Equipo, crea los proyectos y asigna los PM.

Project manager: define objetivos, forma el equipo, reparte tareas, confirma entregables y fechas, establece precios cuando corresponda y revisa las tareas en espera de feedback.

Colaborador: consulta sus tareas, actualiza estado y checklist, vincula el entregable y pasa la tarea a En revisión cuando esté lista. El PM o la persona encargada de aprobar confirma el resultado; un Editor también puede cambiar el estado a Completada, por lo que esa aprobación es una práctica del equipo y no un bloqueo automático del sistema.

Al cerrar la semana, revisa tareas sin responsable, próximas entregas, semáforos y progreso por proyecto. Usa Completadas este mes para revisar el trabajo entregado.

15. Resolver dudas y problemas

Archivar: Admin o PM pueden archivar los registros que gestionan. Desaparecen de las vistas activas. Archivar un proyecto también oculta sus objetivos y tareas. Actualmente no hay una pantalla de restauración; usa Completada para trabajos terminados que quieras seguir consultando normalmente.

Revocar acceso: para retirar solo el rol de PM, desmarca a la persona en ese proyecto. Para retirar el acceso a esta aplicación, desactiva Proyectos en Admin. Para retirar el acceso a una marca, desactiva esa marca. Marcar a alguien como Lector conserva la consulta y elimina la edición.

16. Coworking: presencia y cursores

Aquí ahora muestra quién está viendo tu misma vista o ficha de Proyectos. Abre el indicador para consultar los nombres y las otras páginas en las que está el equipo. La lista respeta el acceso de cada persona a Proyectos y a las marcas.

1. Abre con tu compañero una misma tarea, objetivo o proyecto guardado.
2. Comprueba sus nombres en Aquí ahora.
3. Mueve el ratón sobre un registro o campo visible: tu compañero verá un cursor con tu nombre y color.
4. Cambia de ficha para pasar a su sala. Las pestañas de una misma persona en la misma página se agrupan en una sola entrada.

Los filtros y el desplazamiento son personales. El cursor se oculta cuando su registro o campo no está visible en la pantalla de la otra persona. En móvil se puede consultar la presencia; los cursores se muestran al trabajar con ratón. El indicador informa si se pierde la conexión. Si sigue Desconectado, ábrelo y pulsa Reconectar. La presencia se pausa cuando ocultas la pestaña y vuelve al regresar.

Guardar sigue siendo necesario: los cursores no transmiten el texto de tu borrador, no conceden permisos y no guardan el formulario. Pulsa Guardar cambios; para consultar cambios guardados por otra persona, usa Actualizar datos. Si hay una versión más reciente, la aplicación avisa del conflicto y conserva tu formulario para que puedas revisar tus cambios.